Dział administracyjno-księgowy

 

Funkcjonuje praktycznie od początków pełnoprawnej działalności Stowarzyszenia nazywany w pierwszych latach "księgowością Polarisu", jednak  jako samodzielna jednostka organizacyjna założona oficjalnie dopiero w 2004 roku. Nieprzerwanie koordynuje wewnętrzną politykę księgową i przygotowuje niezbędne dokumenty dla zewnętrznego biura rachunkowego  oraz rozlicza i nadzoruje finansowo wszystkie projekty dotacyjne od 2001 roku.

Do najważniejszych zadań tego działu można zaliczyć:

  • prowadzenie pełnej księgowości Stowarzyszenia,
  • prowadzenie archiwum korespondencji,
  • zarządzanie dokumentacją rozliczeniową,
  • korespondencję z urzędami i instytutami obrachunkowymi,
  • przygotowanie sprawozdań finansowych,
  • nadzór prawny i finansowy nad realizacją projektów dotacyjnych,
  • inne czynności związane z administracją powierzoną przez Zarząd.

Od początków funkcjonowania działu prace koordynuje jedna osoba zrzeszona w POLARIS-OPP - wolontariuszka.

 

                                   
                                   
                                   

 

 

 

Zarząd Stowarzyszenia POLARIS - OPP na zebraniu własnym w dn. 25 marca 2024r. podjął uchwałę nr ZZ/31/03/2024/A/18 o wyznaczeniu terminów i miejscu organizacji tegorocznego, Walnego Zebrania członków naszej organizacji w trybie zebrania sprawozdawczo-wyborczego, z uwagi na wygasającą kadencję dotychczasowych władz POLARIS-OPP. Z uwagi na czynniki towarzyszące w toku realizacji działań statutowych, podjęto decyzję o wyznaczeniu dwóch terminów odległych od siebie o ponad miesiąc, z czego terminem wiążącym może jednak okazać się już ten majowy, jeśli liczba osób obecnych na zebraniu zrówna się z połową lub przekroczy połowę aktualnego stanu osobowego poczetu. Proponowany program obrad jak i sposób zgłaszania wniosków do Walnego Zebrania, a także zasad korzystania z czynnego i biernego prawa wyborczego określono w podjętej uchwale na mocy statutu z dnia 30 kwietnia 2017r., której treść można zobaczyć klikając w poniższy link:

 

Uchwała nr ZZ/31/03/2024/A/18.  

 

 

 

Zgodnie z uchwałą Zarządu Stowarzyszenia POLARIS - OPP z dn. 31 marca 2023r. nr ZZ/31/03/2023/A/15 przypominamy, że II termin Walnego Zebrania członków w 2023 roku wyznaczony został na dzień 27 maja 2023r. na godz. 15:00. Jako miejsce zebrania niezmiennie pozostaje siedziba w Sopotni Wielkiej 174, a zgromadzenie ma charakter sprawozdawczy za 2022 rok. Z czynnego prawa do oddawania ważnego głosu będą mogły korzystać jedynie osoby, które są na miejscu, a więc nie przewiduje się zebrania w formule hybrydowej (z wykorzystanie środków komunikacji na odległość), a zatem w przypadku kontaktu zdalnego (telefoniczny bądź elektroniczny) będzie traktowany jako głos doradczy (w ten sposób można jedynie wyrażać opinię w tzw. trybie korespondencyjnym). Proponowany porządek obrad:

 

W związku z nieprzyjęciem Sprawozdań z działalności Stowarzyszenia POLARIS - OPP za 2020r. przez Walne Zebranie członków w dn. 8 sierpnia 2021r., Zarząd naszej organizacji zwołuje drugie w tym roku Walne Zebranie w trybie Nadzwyczajnym. Terminy jak i proponowany porządek obrad oraz formę spotkania osób zrzeszonych, zawiera Uchwała nr ZZ/20/09/2021/B/16, której treść publikujemy poniżej. W zebraniu mogą także wziąć udział osoby kandydujące oraz niezrzeszone, ale zainteresowane działalnością, co określa również ww. dokument i tryb w jakim mogą uczestniczyć.

Informujemy, że w dniu 19 lipca 2021r. Zarząd Stowarzyszenia POLARIS - OPP na zebraniu własnym w Chorzowie, podjął uchwałę nr ZZ/19/07/2021/A/16 o ogłoszeniu terminów tegorocznego, Walnego Zebrania członków naszej organizacji. Będzie ono miało charakter sprawozdawczy za rok 2020r. oraz w przeciwieństwie do ubiegłorocznego - sprawozdawczo-wyborczego, przewidziane jest w formule bezpośredniej na terenie Sopotni Wielkiej (wersja plenerowa przy siedzibie Stowarzyszenia POLARIS-OPP). Do tego celu zostanie zaadaptowany teren zielony i/lub wnętrze pod stalowym namiotem sferycznym, gdzie odbędą się obrady oraz głosowania osób przybyłych na to zebranie. Z czynnego prawa do oddawania ważnego głosu będą mogły korzystać jedynie osoby, które są na miejscu, a więc członkowie bądź członkinie łączące się on-line, będą mogły jedynie oddawać głos doradczy (wyrażać opinię w tzw. trybie korespondencyjnym). Walne Zebranie odbędzie się również po raz pierwszy w historii w trakcie Festiwalu Ciemnego Nieba, którego IX edycja przypada właśnie na te dni...

 

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w procesach rekrutacji na stanowiska pracy i wolontariatu w Stowarzyszeniu POLARIS - OPP

 

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: RODO) informujemy, iż:

 

Pierwszy raz od wielu lat wiosenny zjazd, przypadający zawsze na okres długiego weekendu majowego, upłynie bez corocznego spotkania naszych koordynatorów i koordynatorek w ramach Walnego Zebrania. Z uwagi na ograniczenia pandemiczne "Majówka z Astronomią 2021" zostaje bowiem odwołana, a tak naprawdę przeniesiona na... sierpień. Informujemy, że na podstawie przepisów dot. wydłużenia terminu składania rocznych sprawozdań za 2020r., Zarząd podjął decyzję o przeniesieniu Walnego Zebrania członków Stowarzyszenia POLARIS - OPP na sierpień 2021r. Prawdopodobnie odbędzie się on w weekend między 6, a 9 sierpnia br., w połączeniu z IX Festiwalem Ciemnego Nieba, który chcemy zorganizować w tym terminie, z uwagi na bliskie maksimum roju meteorów Perseidy. O jego dokładnym przebiegu poinformujemy bliżej wakacji i jednocześnie w odniesieniu do zmieniającej się sytuacji pandemicznej, która determinuje najmocniej nasze obecne działania zespołowe. Wstępnie przyjmuje się wersję zorganizowania wakacyjnego zjazdu i zebrania w formie bezpośredniej, na otwartym powietrzu, z jednoczesnym zachowaniem dystansu czy środków ochrony osobistej wymaganej ówczesnymi przepisami. Tym niemniej, obrady odbywać się będą również w wersji on-line (hybrydowo), aby zapewnić możliwość udziału osobom, które nie będą w stanie uczestniczyć osobiście na miejscu w Sopotni Wielkiej. Decydującym w tym przypadku będzie także limit osób, mogących uczestniczyć w zgromadzeniach. Życzymy więc bezpiecznej Majówki 2021, a nie wykluczone, że na zespołowych warsztatach czy obserwacjach ciemnego nieba, spotkamy się szybciej, niż dopiero w sierpniu.

Rozliczanie przed urzędem skarbowym za 2020r. trwa. Można więc cały czas przekazywać swój 1% podatku na Ogólnopolską Akcję "1% na astronomię", gdzie m.in. wspieramy jak co roku działania na rzecz ochrony ciemnego nieba, ale i nie tylko. W czasie pandemii COVID-19 i podczas licznych ograniczeń oraz obostrzeń wprowadzanych w Polsce, Astroprocent wsparł również aktywne uczestnictwo we wspólnych, zdalnych zajęciach pilotażowych w postaci meetingów z teleskopami w czasie pandemii COVID-19, finansując chociażby zakup trzech małych teleskopów wraz z akcesoriami, które udostępniane są do domów zainteresowanych rodzin. O tym właśnie mówi opublikowane już w marcu zestawienie wydatków 1% za 2019r., które ponosiliśmy jako administrator Akcji na przestrzeni 2020r. Pomimo, że zgodnie z przepisami o rachunkowości sprawozdawczość za rok ubiegły publikujemy z początkiem lipca 2021r., już teraz na stronie www.astroprocent.pl prezentujemy podział środków i cele ich wydatkowania w formie graficznej. Warto się z nimi zapoznać, aby mieć świadomość na co przeznaczamy pozyskane odpisy podatkowe. Zachęcamy zatem do wpisania numeru KRS: 0000076686 w swojego PITa za 2020r. i przyłączenia się tym samym do wsparcia czynnych działań na rzecz ochrony ciemnego nieba w Polsce jak i popularyzacji astronomii amatorskiej!

Epidemia koronawirusa SARS-CoV-2 zmienia wiele w naszym życiu - także osób prawnych, do których zalicza się nasza organizacja. Z powodu braku możliwości spotkania członków Stowarzyszenia POLARIS - OPP, po raz pierwszy w historii naszej działalności odbędzie się Walne Zebranie w wersji on-line, czyli za pośrednictwem narzędzi komunikacji na odległość. Meeting będzie miał miejsce za pośrednictwem sieci Internet i zgodnie ze zmienioną ustawą Prawo o Stowarzyszeniach (nowelizacja wprowadzona tzw. Tarczą Antykryzysową 2.0 w dn. 20 kwietnia br.), będzie można śledzić jego przebieg na żywo na niniejszej stronie www.polaris.org.pl  Pozostałe informacje można znaleźć w treści poniższej uchwały Zarządu Stowarzyszenia POLARIS - OPP:

 

Szanowni Państwo.
 

Zarząd Stowarzyszenia POLARIS - OPP na zebraniu własnym w dn. 24.03.2019r podjął uchwałę nr ZZ/24/03/2019/A/14 o wyznaczeniu następujących terminów Walnego Zebrania członków Stowarzyszenia POLARIS-OPP w 2019 roku (sprawozdawcze):

• termin I – 04.05.2019r., godz. 23:59.
• termin II – 05.05.2019r., godz. 12:00. (wiążący). 

Miejscem organizowanego zebrania będzie siedziba Stowarzyszenia POLARIS-OPP w Sopotni Wielkiej 174.

Przewidywany porządek obrad:

Zarząd Stowarzyszenia POLARIS - OPP na zebraniu własnym w dn. 07.03.2016r. podjął uchwałę nr ZZ/07/03/2016/A/13e o wyznaczeniu następujących terminów Walnego Zebrania członków Stowarzyszenia POLARIS-OPP w 2016 roku (sprawozdawczo-wyborcze):

  • termin I – 07.05.2016, godz. 12:00.
  • termin II – 08.05.2016, godz. 12:00 (wiążące).


Miejscem organizowanego zebrania będzie siedziba Stowarzyszenia POLARIS-OPP w Sopotni Wielkiej 174.



  1. Walne Zebranie 2015 - ogłoszenie
  2. Walne Zebranie 2014 - ogłoszenie
  3. Walne Zebranie sprawozdawczo-wyborcze 2012
  4. Walne Zebranie 2011 - ogłoszenie
  5. Sprawozdanie z działalności za 2009 rok